BPM - Business Process Management

La gestión de procesos empresariales o BPM (Business Process Management) es un enfoque de gestión integral centrado en alinear la forma de trabajar de una organización con los deseos y necesidades de sus clientes. Promueve la eficacia y la eficiencia apoyandose en flexibilidad y la integración tecnologica. BPM se basa en el concepto de mejora continua de los procesos. Por lo tanto, puede ser descrito como una metodologia de optimización de procesos. Se argumenta que BPM ayuda a las organizaciones a ser más eficientes, más eficaces y capaces su enfoque tradicional de gestión jerárquica por un enfoque basado en funcionalidades. En definitiva BPM ayuda a las organizaciones a obtener mayor satisfacción del cliente, un producto de mayor calidad, un aumento de la velocidad en la entrega y un menor tiempo de salida al mercado (time-to-market).

¿Qué es BPM?

La gestión de procesos de negocio BPM es una metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio.

Se diseña y modela el proceso.
Con BPM cada tarea llega al usuario indicado, sin demoras, con toda la información que necesita para realizarla.
El usuario gestiona con la prioridad correcta sus tareas.
El supervisor del proceso puede monitorizar la ejecución y optimizar el proceso con cada iteración.

Beneficios

El BPM es uno de los segmentos de mercado que crecen con mayor velocidad en la industria del software, debido a la gran cantidad de beneficios que aporta:

Automatizar, de forma ágil y ordenada, uno o varios procesos de negocio.
Mejorar el control sobre todas las actividades en curso. En todo momento, y en tiempo real, los usuarios y los managers tienen una fotografía de las actividades que se están realizando en la empresa, así como del trabajo pendiente.
Detectar y corregir rápidamente problemas (ej. cuellos de botella) y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización, y repartir la carga de trabajo. Orientación de la estructura organizacional hacia la flexibilidad ante los retos del entorno.
Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones. Sistematización de los procesos y adecuación de los procedimientos operativos a los procesos de valor añadido.
Aumentar la rapidez en la puesta en marcha de nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.
Forzar el cumplimiento de normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.
Mantenimiento y realimentación del conocimiento de la organización, al estar formalizadas todas las secuencias de actividades que deben realizar las personas para conseguir los objetivos. Despliegue coherente y óptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorización y el desencadenamiento de acciones correctivas.
Identificación de estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente y a la optimización de la cadena de valor.
Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.

Considerando el entorno y las capacidades necesarias, hoy en día las empresas necesitan mantener vivo el concepto de la mejora continua hacia la excelencia.

Las capas de negocio y técnica deben ser capaces de aunar sus esfuerzos en la búsqueda de la optimización mediante:

Lenguaje común
Mismos objetivos

Las tecnologías BPM ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma unificada personas, sistemas y contenidos a través de los procesos, algo que asegura la mejora de la eficiencia y la eficacia, y permite disponer de la agilidad y la flexibilidad adecuadas.

¿Para qué las organizaciones de hoy necesitan un BPM?

Incorporar novedades tecnológicas, mejoras en comunicaciones, nuevo software, planes de sistemas.
Mejorar distintas áreas: plantas de producción, unidades de negocio, etc.
Detectar problemas: comprobar si se está trabajando con la estructura y los procesos adecuados.
Implantar normativas / estándares vigentes (ejemplo: ISO 9000:2000).
Fusionarse, integrar departamentos o agentes externos (clientes, proveedores, etc.)

BPMS - Business Process Management System

Para dar una respuesta eficiente a estas necesidades, existen lo que se denominan BPMS (Business Process Management System), que integran toda una serie de funcionalidades básicas para la correcta aplciación de las metodología BPM:

Modelador gráfico de procesos de negocio que permita expresar gráficamente (modelar) procesos de negocio o flujos de trabajo (workflow) de una forma comprensible para todos los usuarios de una organización.
Motor de procesos que permita ejecutar de forma automática los procesos modelados gráficamente.
Entorno de administración para el control y gestión del estado de procesos y usuarios.
Sistema de monitorización (BAM) que permita visualizar de forma gráfica los indicadores clave de rendimiento de los procesos (KPI)
Modelador de Formularios para crear dar forma a las pantallas de introducciín / visualización de datos que se mostrarán a los usuarios.
Entorno de similación y análisis para detectar oportunidades de mejora de los procesos de negocio por medio de escenarios probables (what-if)
Integración de aplicaciones que permita el intercambio ágil de información entre los procesos y el resto de sistemas empresariales (ERP, CRM, etc.)

Requerimientos

Para asegurar el éxito de una implantación BPM es necesario: